Por Carlos Santana
Asesor contable, financiero y fiscal

Muchas empresas no fracasan por falta de ventas. Fracasan porque sus propietarios desconocen lo que realmente ocurre con el dinero del negocio.

Vender más, tener una cuenta bancaria con fondos o mantener una operación constante no significa necesariamente que la empresa sea rentable. Una organización puede facturar millones de pesos y, aun así, enfrentar dificultades para pagar a sus empleados, proveedores, entidades financieras o compromisos fiscales.

El problema comienza cuando las decisiones se toman únicamente observando el saldo disponible en el banco, sin contar con estados financieros actualizados, controles internos y una adecuada planificación del flujo de efectivo.

El saldo bancario no representa la ganancia

Uno de los errores más frecuentes entre los empresarios es asumir que todo el dinero depositado en la cuenta bancaria pertenece a la empresa y puede utilizarse libremente.

Sin embargo, dentro de ese saldo pueden estar incluidos:

• El ITBIS cobrado a los clientes.
• Las retenciones realizadas a proveedores.
• Los impuestos sobre salarios retenidos a los empleados.
• Aportes pendientes de pagar a la TSS.
• Anticipos recibidos de clientes.
• Préstamos y otras obligaciones financieras.
• Cuentas pendientes de pago a suplidores.

Estos recursos pueden encontrarse temporalmente en la cuenta bancaria, pero no constituyen ingresos ni beneficios disponibles. Contablemente representan pasivos u obligaciones que deberán pagarse posteriormente.

Por ejemplo, cuando una empresa cobra una factura gravada con ITBIS, el impuesto recibido no forma parte de sus ganancias. La empresa actúa como agente de percepción y tiene la obligación de declararlo y pagarlo a la Dirección General de Impuestos Internos, luego de considerar los adelantos de ITBIS admitidos.

Lo mismo ocurre con las retenciones efectuadas a proveedores. Ese dinero no representa un ahorro para la empresa: es una obligación fiscal que debe ser reportada y entregada a la DGII dentro del plazo correspondiente.

Utilizar esos fondos para cubrir gastos operativos crea una liquidez ficticia. La empresa aparenta tener dinero, pero en realidad está consumiendo recursos que pertenecen al Estado, a sus empleados, a proveedores o a terceros.

Vender mucho no siempre significa ganar dinero

Otra confusión habitual consiste en evaluar el desempeño del negocio únicamente por el volumen de ventas.

La rentabilidad no depende solo de cuánto se vende, sino también de cuánto cuesta producir, administrar, financiar y mantener la operación. Una empresa puede aumentar sus ventas mientras reduce sus márgenes, incrementa sus cuentas por cobrar o acumula obligaciones fiscales y financieras.

Si el propietario desconoce el costo real de sus productos o servicios, podría establecer precios que no cubran adecuadamente:

• Los costos directos.
• Los gastos administrativos.
• Las cargas laborales.
• Los impuestos.
• Los costos financieros.
• Las pérdidas por desperdicios, errores o inventarios.
• El margen de beneficio esperado.

En esas condiciones, cada venta puede generar movimiento de efectivo, pero no necesariamente riqueza. En ocasiones, vender más solo acelera las pérdidas.

El costo de decidir a ciegas

Sin información financiera confiable, el empresario toma decisiones basadas en intuición, urgencias o percepciones incompletas.

Esto puede provocar que la empresa:

• Retire beneficios que todavía no ha generado.
• Asuma préstamos que no tiene capacidad de pagar.
• Realice inversiones sin evaluar su retorno.
• Conceda créditos a clientes sin analizar su riesgo.
• Acumule inventarios de baja rotación.
• Incumpla obligaciones fiscales y laborales.
• Desconozca cuáles productos, servicios o clientes son realmente rentables.

Cuando finalmente aparecen los problemas, normalmente no surgieron de un día para otro. Se fueron acumulando silenciosamente porque nadie estaba observando los indicadores correctos.

Las consecuencias fiscales también cuestan

En República Dominicana, la falta de organización contable puede traducirse en diferencias entre los registros de la empresa y la información presentada ante la DGII.

Errores o inconsistencias en los formatos de envío, las declaraciones de ITBIS, las retenciones, el impuesto sobre la renta o la facturación pueden ocasionar recargos, intereses, multas, fiscalizaciones y dificultades para obtener certificaciones fiscales.

También pueden afectar la capacidad de la empresa para acceder a financiamientos, participar en licitaciones, atraer inversionistas o negociar con clientes importantes.

La contabilidad atrasada no elimina las obligaciones. Solamente retrasa el momento en que la empresa tendrá que enfrentarlas, casi siempre con un costo mayor.

La información financiera como herramienta de dirección

La contabilidad no debe limitarse a registrar operaciones o presentar declaraciones fiscales. Su verdadero valor está en convertir los datos del negocio en información útil para tomar decisiones.

Un empresario debería conocer, como mínimo:

• Cuánto vende y cuánto cobra realmente.
• Cuál es su margen de beneficio.
• Cuánto debe y cuándo debe pagarlo.
• Cuánto le deben sus clientes.
• Cuánto dinero necesita para mantener la operación.
• Cuáles productos o servicios son más rentables.
• Cuál es su nivel de endeudamiento.
• Qué obligaciones fiscales tiene pendientes.
• Cómo se comportará su flujo de efectivo en los próximos meses.

Para ello necesita estados financieros actualizados, conciliaciones bancarias, control de las cuentas por cobrar y por pagar, presupuestos, análisis de costos y proyecciones de flujo de caja.

La contabilidad no es un gasto: es control

Algunos empresarios consideran la contabilidad únicamente como un requisito para cumplir con la DGII. Esa visión resulta limitada y, muchas veces, costosa.

Una contabilidad organizada permite detectar pérdidas, controlar gastos, anticipar problemas de liquidez, evaluar inversiones, negociar con entidades financieras y separar correctamente el dinero de la empresa de las obligaciones frente a terceros.

No se trata de llenar informes que nadie utilizará. Se trata de contar con un tablero de control que muestre dónde está la empresa, hacia dónde se dirige y qué decisiones deben tomarse antes de que sea demasiado tarde.

Conclusión

Manejar una empresa sin información financiera es como conducir de noche con las luces apagadas: durante un tiempo puede parecer que todo está bajo control, pero el riesgo aumenta con cada decisión.

La falta de información tiene un costo. Ese costo puede manifestarse en impuestos, intereses, multas, pérdidas, endeudamiento, falta de liquidez o incluso en el cierre del negocio.

El empresario no necesita convertirse en contador, pero sí debe exigir información clara, confiable y oportuna. Porque una empresa no se administra únicamente con ventas y saldo bancario. Se administra con datos, planificación y decisiones fundamentadas.

La contabilidad explica lo que ya ocurrió; el análisis financiero permite decidir lo que debe ocurrir después.